Disporre di un
numero di telefono con
IVR è di fondamentale importanza per tutte quelle
grandi aziende, con un elevato numero di dipendenti, che hanno la necessità di smistare le chiamate
ricevute e di indirizzarle all'ufficio o alla persona più appropriati, evitando l'aumentare
di costi per addetti alla reception o al centralino, disponibili 24 ore su 24. Ma
non è tutto. Perché un numero telefonico dedicato, con un IVR professionale, riveste
un ruolo essenziale anche in una
startup, con un solo dipendente.
Pensiamo a quanto possa apparire
poco professionale utilizzare un numero di telefono cellulare nella gestione dei rapporti con i propri
clienti. Al contrario, un numero telefonico dedicato, con funzionalità di IVR, contribuisce
a
migliorare l'impressione che i clienti hanno della vostra azienda, offre loro un
caloroso benvenuto, e vi aiuta nel costruire l'immagine del
brand aziendale.
Se, all'inizio, è possibile che i numeri interni dei diversi reparti (reparto Vendite,
Amministrazione, Customer Service, ...) vengano indirizzati tutti alla stessa persona,
successivamente, le diverse numerazioni interne possono essere riassegnate, senza
modificare minimamente l'esperienza utente.
Un numero di telefono dedicato con IVR (Interactive Voice Response) aiuta la vostra
azienda a:
- Avere un'immagine professionale, grazie a una cordiale e attenta accoglienza e al routing delle chiamate basato sulle reali necessità del chiamante e sulla giusta persona in grado di soddisfarle;
- Disporre di un Singolo Punto di Contatto (SPOC). I clienti hanno un solo numero da chiamare, senza l'incubo di più numeri
di telefono da ricordare, senza la difficoltà di conoscere quale di questi numeri
chiamare e, soprattutto, senza mescolare numeri aziendali con numeri personali (per
fornire, ad esempio, un supporto 24 ore su 24);
- Tenere traccia di tutte le chiamate, comprese le chiamate risposte, le chiamate perse e così via. Avrete sempre sotto
controllo il vostro punto di contatto telefonico;
- Costruire facilmente un IVR professionale, aggiungendo nuove opzioni di routing, modificando i numeri di destinazione, in modo
totalmente trasparente. Avrete a disposizione un sistema scalabile che cresce con
voi!;
- Risparmiare denaro, grazie a un sistema che riesce a tenere sotto controllo tutte le esigenze telefoniche.
Meno receptionist vi consentiranno di ottenere enormi risparmi sui costi di assistenza
e supporto;
- Costruire una piattaforma di Customer Service integrata e completa di un IVR e di numeri telefonici dedicati. Anche se non utilizzerete
subito tutte le funzionalità presenti in piattaforma, queste saranno disponibili quando
più ne avrete bisogno, senza modificare o estendere nulla. DataKnowl cresce sempre
con voi, in maniera semplice e veloce.
Con
DataKnowl Contact potrete disporre di un numero di telefono dedicato, di un IVR professionale, in maniera
semplice e ad un
costo eccezionale!
Se non avete ancora un account DataKnowl, potete crearlo in pochi minuti. Basta seguire
la guida Creare un account DataKnowl .
Dopo aver creato il vostro account, continuate con la configurazione di DataKnowl
Contact, cliccando su
Contact [1].
Vi sarà chiesto di inserire il nome per l'
istanza di Contact [2], il
nome della vostra azienda o organizzazione [3], e di scegliere il vostro
time zone [4]. Cliccate sul pulsante
Procedi [5].
Successivamente, dovrete scegliere un dominio. Questo passaggio non è necessario per
questo tutorial, in quanto il nome del dominio viene utilizzato per altre funzionalità.
Come dominio potete semplicemente inserire il
nome della vostra azienda o organizzazione [6]. Cliccate sul pulsante
Procedi [7].
Confermato questo passaggio, la configurazione di DataKnowl Contact è stata completata
con successo! Ora, per ricevere chiamate, è necessario ottenere un numero di telefono.
Cliccate sul terzo link:
Clicca qui per gestire i tuoi canali [8].
I numeri di telefono sono parte dei canali DataKnowl. Cliccate su
Numeri Telefonici [9] per iniziare a gestirli.
Poiché è la prima volta che usate Contact, non avete numeri di telefono assegnati.
E' quindi necessario acquistare il primo numero telefonico. Cliccate sul pulsante
+ Acquista Nuovo Numero [10].
Scegliete il
Paese [11] e le
capacità del numero di telefono [12]. Cliccate sul pulsante
Cerca [13].
Ora selezionate il
prefisso [14]. Se desiderate maggiori informazioni o avete particolari richieste, scrivetele
nel box Note [15]. Cliccate sul pulsante
Ordina [16].
L'ordine del vostro numero di telefono è ora completato. Un numero telefonico sarà
disponibile il prima possibile. Riceverete un'
email di conferma [17].
Quando il numero di telefono sarà pronto, riceverete una email di conferma. Non appena
riceverete l'email potrete iniziare a configurare il vostro numero.Il vostro nuovo
numero di telefono comparirà nella
vista Numeri Telefonici [18].
Per andare nella "vista Numeri Telefonici", cliccate sull'
icona Canali e poi su
Numeri telefonici.
Ora cliccate sull'icona Contact presente nella barra laterale sinistra [19], e successivamente
su
ADMIN [20] per accedere al vostro pannello di controllo DataKnowl Contact.
Se desiderate aggiungere un'
applicazione (IVR), cliccate su IVR presente nella lista delle applicazioni, nel box Configurazione
[21].
Poiché non avete nessuna applicazione attiva, la lista è vuota. Per creare la vostra
applicazione IVR, cliccate sul pulsante
+ Nuova Applicazione, a sinistra [22].
Riempite i campi richiesti scegliendo
IVR come Tipo [23], inserendo il
Nome [24] del vostro IVR e della vostra
Applicazione [25], (es. "IVR Principale" o un altro nome che preferite). Cliccate sul pulsante
Crea [26] per andare avanti.
Ora iniziate a configurare la vostra nuova applicazione IVR. Selezionate la
lingua [27], ed inserite il
messaggio di benvenuto [28].
Cliccate sul pulsante
+ Aggiungi Opzione [29] per aggiungere l'opzione "Informazioni Commerciali" ed inserite il messaggio
"Per informazioni commerciali, premere il tasto 1" , come nell'esempio. Se desiderate
inoltrare le chiamate, nella proprietà "Azione" selezionate
Inoltro (Forward) [30] e inserite il numero verso cui inoltrare le chiamate [31].
Ripetete questo passaggio per l'opzione 2, 3, 4, ... [32]. Quando avrete finito di
costruire il vostro IVR, cliccate su
Salva [33].
Congratulazioni! Il vostro IVR è pronto [34].
Adesso è necessario indirizzare il nuovo numero di telefono al vostro nuovo IVR per
iniziare a ricevere le chiamate. Andate nel pannello di controllo di
Contact [35], cliccate su
ADMIN [36] e scegliete
Numeri Telefonici [37].
Cliccate
EDITA relativo al numero di telefono di interesse. Poiché
App Tipo e
App Nome sono vuoti, le chiamate in arrivo non sono servite da alcuna applicazione. Per instradarle
sul vostro nuovo IVR, fate clic su
EDITA [38].
Ora per
Applicazione scegliete il vostro nuovo IVR che nel nostro caso abbiamo chiamato "IVR Principale"
[39].Per salvare la configurazione, cliccate sul pulsante
Aggiorna Configurazione [40] .
Quando riceverete una chiamata sul vostro nuovo numero di telefono, l'applicazione
"IVR Principale" verrà eseguita e la chiamata verrà inoltrata secondo la configurazione
salvata [41].
Godetevi il vostro IVR e accogliete i vostri clienti in modo professionale.
Non dimenticate che questa è solo la funzione di base. Potete usufruire di funzioni
avanzate come ad esempio:
gestire code di chiamate,
rispondere alle chiamate dal vostro browser, ecc.
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