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Come configurare un numero di telefono aziendale e IVR con DataKnowl

Disporre di un numero di telefono con IVR è di fondamentale importanza per tutte quelle grandi aziende, con un elevato numero di dipendenti, che hanno la necessità di smistare le chiamate ricevute e di indirizzarle all'ufficio o alla persona più appropriati, evitando l'aumentare di costi per addetti alla reception o al centralino, disponibili 24 ore su 24. Ma non è tutto. Perché un numero telefonico dedicato, con un IVR professionale, riveste un ruolo essenziale anche in una startup, con un solo dipendente.

Pensiamo a quanto possa apparire poco professionale utilizzare un numero di telefono cellulare nella gestione dei rapporti con i propri clienti. Al contrario, un numero telefonico dedicato, con funzionalità di IVR, contribuisce a migliorare l'impressione che i clienti hanno della vostra azienda, offre loro un caloroso benvenuto, e vi aiuta nel costruire l'immagine del brand aziendale.

Se, all'inizio, è possibile che i numeri interni dei diversi reparti (reparto Vendite, Amministrazione, Customer Service, ...) vengano indirizzati tutti alla stessa persona, successivamente, le diverse numerazioni interne possono essere riassegnate, senza modificare minimamente l'esperienza utente.


Un numero di telefono dedicato con IVR (Interactive Voice Response) aiuta la vostra azienda a:

  • Avere un'immagine professionale, grazie a una cordiale e attenta accoglienza e al routing delle chiamate basato sulle reali necessità del chiamante e sulla giusta persona in grado di soddisfarle;
  • Disporre di un Singolo Punto di Contatto (SPOC). I clienti hanno un solo numero da chiamare, senza l'incubo di più numeri di telefono da ricordare, senza la difficoltà di conoscere quale di questi numeri chiamare e, soprattutto, senza mescolare numeri aziendali con numeri personali (per fornire, ad esempio, un supporto 24 ore su 24);
  • Tenere traccia di tutte le chiamate, comprese le chiamate risposte, le chiamate perse e così via. Avrete sempre sotto controllo il vostro punto di contatto telefonico;
  • Costruire facilmente un IVR professionale, aggiungendo nuove opzioni di routing, modificando i numeri di destinazione, in modo totalmente trasparente. Avrete a disposizione un sistema scalabile che cresce con voi!;
  • Risparmiare denaro, grazie a un sistema che riesce a tenere sotto controllo tutte le esigenze telefoniche. Meno receptionist vi consentiranno di ottenere enormi risparmi sui costi di assistenza e supporto;
  • Costruire una piattaforma di Customer Service integrata e completa di un IVR e di numeri telefonici dedicati. Anche se non utilizzerete subito tutte le funzionalità presenti in piattaforma, queste saranno disponibili quando più ne avrete bisogno, senza modificare o estendere nulla. DataKnowl cresce sempre con voi, in maniera semplice e veloce.


Con DataKnowl Contact potrete disporre di un numero di telefono dedicato, di un IVR professionale, in maniera semplice e ad un costo eccezionale!

Se non avete ancora un account DataKnowl, potete crearlo in pochi minuti. Basta seguire la guida Creare un account DataKnowl .


Dopo aver creato il vostro account, continuate con la configurazione di DataKnowl Contact, cliccando su Contact [1].



Vi sarà chiesto di inserire il nome per l'istanza di Contact [2], il nome della vostra azienda o organizzazione [3], e di scegliere il vostro time zone [4]. Cliccate sul pulsante Procedi [5].



Successivamente, dovrete scegliere un dominio. Questo passaggio non è necessario per questo tutorial, in quanto il nome del dominio viene utilizzato per altre funzionalità. Come dominio potete semplicemente inserire il nome della vostra azienda o organizzazione [6]. Cliccate sul pulsante Procedi [7].



Confermato questo passaggio, la configurazione di DataKnowl Contact è stata completata con successo! Ora, per ricevere chiamate, è necessario ottenere un numero di telefono. Cliccate sul terzo link: Clicca qui per gestire i tuoi canali [8].



I numeri di telefono sono parte dei canali DataKnowl. Cliccate su Numeri Telefonici [9] per iniziare a gestirli.



Poiché è la prima volta che usate Contact, non avete numeri di telefono assegnati. E' quindi necessario acquistare il primo numero telefonico. Cliccate sul pulsante + Acquista Nuovo Numero [10].



Scegliete il Paese [11] e le capacità del numero di telefono [12]. Cliccate sul pulsante Cerca [13].



Ora selezionate il prefisso [14]. Se desiderate maggiori informazioni o avete particolari richieste, scrivetele nel box Note [15]. Cliccate sul pulsante Ordina [16].



L'ordine del vostro numero di telefono è ora completato. Un numero telefonico sarà disponibile il prima possibile. Riceverete un'email di conferma [17].



Quando il numero di telefono sarà pronto, riceverete una email di conferma. Non appena riceverete l'email potrete iniziare a configurare il vostro numero. Il vostro nuovo numero di telefono comparirà nella vista Numeri Telefonici [18].

Per andare nella "vista Numeri Telefonici", cliccate sull' icona Canali e poi su Numeri telefonici.



Ora cliccate sull'icona Contact presente nella barra laterale sinistra [19], e successivamente su ADMIN [20] per accedere al vostro pannello di controllo DataKnowl Contact.



Se desiderate aggiungere un'applicazione (IVR), cliccate su IVR presente nella lista delle applicazioni, nel box Configurazione [21].



Poiché non avete nessuna applicazione attiva, la lista è vuota. Per creare la vostra applicazione IVR, cliccate sul pulsante + Nuova Applicazione, a sinistra [22].



Riempite i campi richiesti scegliendo IVR come Tipo [23], inserendo il Nome [24] del vostro IVR e della vostra Applicazione [25], (es. "IVR Principale" o un altro nome che preferite). Cliccate sul pulsante Crea [26] per andare avanti.



Ora iniziate a configurare la vostra nuova applicazione IVR. Selezionate la lingua [27], ed inserite il messaggio di benvenuto [28].



Cliccate sul pulsante + Aggiungi Opzione [29] per aggiungere l'opzione "Informazioni Commerciali" ed inserite il messaggio "Per informazioni commerciali, premere il tasto 1" , come nell'esempio. Se desiderate inoltrare le chiamate, nella proprietà "Azione" selezionate Inoltro (Forward) [30] e inserite il numero verso cui inoltrare le chiamate [31].



Ripetete questo passaggio per l'opzione 2, 3, 4, ... [32]. Quando avrete finito di costruire il vostro IVR, cliccate su Salva [33].



Congratulazioni! Il vostro IVR è pronto [34].



Adesso è necessario indirizzare il nuovo numero di telefono al vostro nuovo IVR per iniziare a ricevere le chiamate. Andate nel pannello di controllo di Contact [35], cliccate su ADMIN [36] e scegliete Numeri Telefonici [37].







Cliccate EDITA relativo al numero di telefono di interesse. Poiché App Tipo e App Nome sono vuoti, le chiamate in arrivo non sono servite da alcuna applicazione. Per instradarle sul vostro nuovo IVR, fate clic su EDITA [38].



Ora per Applicazione scegliete il vostro nuovo IVR che nel nostro caso abbiamo chiamato "IVR Principale" [39]. Per salvare la configurazione, cliccate sul pulsante Aggiorna Configurazione [40] .



Quando riceverete una chiamata sul vostro nuovo numero di telefono, l'applicazione "IVR Principale" verrà eseguita e la chiamata verrà inoltrata secondo la configurazione salvata [41].



Godetevi il vostro IVR e accogliete i vostri clienti in modo professionale.

Non dimenticate che questa è solo la funzione di base. Potete usufruire di funzioni avanzate come ad esempio: gestire code di chiamate, rispondere alle chiamate dal vostro browser, ecc.







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